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科研档案管理条例
发布时间:2006-09-19 00:00 阅读:

杭州职业技术学院科学技术研究

档案管理条例

 

为加强学院科学技术研究档案(简称科研档案)的管理,进一步发挥科研档案在科研工作中的应有作用,根据国家科委、国家档案局颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》、原国家教委颁发的《高等学校档案工作规范》等文件精神,结合学院实际,特制定本条例。

一、科研档案工作的基本原则

(一)凡在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料,均属科研档案。

(二)科研档案是科研活动的真实记录,是科技储备的一种形式,是一项重要的信息资源,必须由学院档案部门实行集中统一管理,以确保科研档案的完整、准确、系统和安全,以便开发利用。

(三)科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入学院的科研计划、规划、管理制度和有关人员的岗位职责,应与计划管理、课题管理、成果管理紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理,即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况的证明材料同步。

二、科研文件材料的形成和归档

(一)科研文件材料的形成

1、各承担项目的科研小组要按照科研工作程序,建立健全科研文件材料的形成、积累和归档制度,课题组组长负责提出建档计划,在制定和讨论课题工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累文件材料的任务和方法,并指定一名科研人员负责,确保每项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。

2、科研主管部门要在自己的职责范围内,负责形成、积累科研各阶段的管理性文件材料,并在下达课题计划的同时,负责向课题组发放统一的科研文件材料积累袋、实验记录本、归档须知等,明确课题立卷归档要求,并按期验收。

3、科研主管部门会同档案部门应定期深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科技人员做好课题文件材料的积累工作。

   (二)科研文件材料归档

1、归档范围

1)凡纳入学院科研计划管理的各级各类科研项目(含协作项目)在各阶段形成的文件材料(详见附件),均应按照国家规定归档;自选科研课题,经省级以上(含省级)鉴定、结题或获院级以上奖励的项目,也应按国家规定归档。

2)因故中断或取得负结果的科研项目的科研文件材料应予归档。

3)几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担部分的科研文件材料,并将有关的复制件上交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担部分的科研文件材料的目录提供主持单位。

2、归档时间

科研文件材料应在课题结题、鉴定验收后两个月内归档,科研周期长的可按阶段归档,中断项目在项目中止后两个月内归档。

3、归档要求及份数

1)归档的科研文件材料必须完整、准确、系统,能反映科研活动的全过程,做到字迹工整,图样清晰,纸质优良,格式统一,签署完备,书写材料耐久(用碳素墨水或签字笔书写)。

2)归档的科研文件材料必须是原件(获奖证书除外)。

3)归档的文件材料必须经过系统化整理,其案卷质量应符合《科技档案案卷质量一般要求》。

4)科研文件材料一般归档一份。

4、归档验收

1)科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成后,课题组负责人填写“归档说明书”,课题兼职档案员将所积累的科研文件材料进行全部汇总,在归档前送科研主管部门审查,科研主管部门出具“课题文件材料情况审查意见”。审查合格者,方可准予鉴定、结题。否则,不得组织进行鉴定、结题。

   (2)课题兼职档案员在项目鉴定、结题后两个月内,编制好移交目录,一式二份,连同档案实体一起向科研主管部门移交。科研主管部门将所有已结题的科研档案连同目录集中向学院档案部门移交,经双方清点无误后,办理交接手续。

3)科研项目文件材料按规定归档后,档案部门负责出具“归档证明”,在成果登记表上签署意见、加盖档案部门专用章。凡归档不齐全、不完整的科研项目,档案部门拒绝出具证明,科研主管部门不得申报成果。未归档的科研项目,在职务晋升时不作成绩申报。不按期归档的课题负责人,在新项目计划中不予立项。

四、科研档案的管理与科研文件材料的补充修改

(一)学院档案部门应建立健全科研档案管理制度,对接收的科研档案进行分类、编目、鉴定,统计并提供相应的保管条件,确保科研档案的安全。

(二)科研主管部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,向档案部门补充归档,并根据材料的补充情况,对案卷进行适当调整。

(三)对已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写修改申请单,经教研室负责人或部门负责人同意后方可修改。

五、科研档案的开发利用

(一)档案管理部门应编制各种检索工具、编撰科技成果简介、档案文摘、数据汇编等,利用计算机检索为利用者提供服务。

(二)个人和组织在利用科研档案时,不得涂改、伪造、损毁、丢失档案,不得擅自摘抄、复制档案。

(三)严格遵守国家科技保密的规定,确保涉密科研档案的安全,维护科技人员的合法权益。

五、本条例自公布之日起执行,由学院档案部门和科研主管部门负责解释。

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