杭州职业技术学院院长办公室文件

 

杭职院办〔2013〕2号


   

关于做好2012年度文件材料归档工作的通知

 

各教学单位、各部门:

2012年度文件材料归档工作即将开始,为了确保此项工作顺利进行,现将归档事项通知如下:

一、归档范围

2012年度形成的党群、行政、教学、出版、外事、科研、设备、基建、会计、声像、实物等有保存价值的文件材料(详见院办网页档案室“业务指导”栏)。

二、归档时间

320日前务必将归档材料移交学校档案室。

三、归档要求

1.归档材料必须齐全、完整,任何部门不应以工作需要为由擅自留存应归档的文件材料。各兼职档案员要根据各部门职能及学校规定的归档范围做好各类材料的收集,并作好初步鉴定,切勿将不需归档的材料报送归档。

2.以学校(党委)名义印发的文件,纸质文件实行双套归档,其它部门发文只归档一份,必须附有原稿(如原稿没有修改痕迹的,只需附发文稿),学校发文需刻录光盘以电子文件归档。

3.归档的材料必须字迹清楚,签署完备、纸张大小符合规范要求。

4.归档材料必须是原件(除个人获奖证书外)。

5.照片、光盘档案必须写好文字说明,包括时间、地点、人物、内容、背景等。

6.各部门特别要加强对重大活动档案和奖杯、奖牌等特种载体档案的收集。

7.各兼职档案员须将归档材料按要求条目式输入部门数据库,同时移交纸质档案。

四、归档手续

各兼职档案员打印归档文件目录,要求一式二份,与档案一起移交学校档案室,双方核对无误,签字办理交接手续。

文件归档工作是做好学校档案工作的基础,请各部门领导予以重视,安排好兼职档案员工作,如遇兼职档案员调离岗位的要及时补充人员,抓紧归档工作落实。各部门兼职档案员要切实负起责任,认真做好2012年度文件材料的收集、把关工作,如有业务上的问题可及时与档案室联系。

                     

 

 

                      2013226

 

杭州职业技术学院院长办公室         2013227日印