“通知”的写作要求

2014年12月11日 16:41  点击:[]

通知是最常用的一种公文,使用频率很高,运用范围广泛。常用的通知主要有:事项性通知、会议通知及任免通知和批转性通知等。通知的写作通常包含标题、正文两部分。

一、标题

通知的标题有完全式和省略式两种

(一)完全式标题:是发文机关、事由、文种齐全的标题。

(二)省略式标题:根据需要省去发文机关、事由、文种其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况:

1、省略发文单位

如果标题太长,可省略发文机关。如xx省人民政府发出《关于县级市经济管理权限的通知》,这个标题省略了发文单位“xx省人民政府”。省略了发文机关的通知标题很常见。如果是两个单位以上联合发文的,一般不能省略,如中共xx省委、xx省人民政府批转全省稳定山权林权、落实林业生产责任制试点工作座谈会议纪要>的通知

2、省略发文机关和事由

如果通知发文范围很小,内容简单,甚至张贴都可以,这样的通知标题可以省略发文机关和事由,只有文种, 即“通知”二字。例如在单位内部的会议通知、政治学习通知、简单的工作通知等。

3、省略文种

公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知,有时由于被批转、转发的公文标题中已有“通知”二字,或者被批转、转发的公文标题比较长,这时,通知的标题一般可省略文种,省去“通知”二字。如《xx省人民政府转发国务院关于国营企业厂长(经理)实行任期制度的通知》。碰到这种情况,如果不省略文种,就会出现“……的通知的通知”的现象,标题就显得很长,读起来也拗口。有时,也会因层层转发而出现长标题的情况,如:xx县人民政府关于转发<xx市关于转发省政府关于转发〈国家外事办关于认真做好外事接待工作的通知》的通知〉。这个标题四个层次,用了三个“关于转发”,三个“的通知”,不顺口。对这个长标题,应改为《xx县政府转发国家外事办关于认真做好外事接待工作的通知》。

二、正文

通知的正文包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法。

(一)“事项性通知”的写法

1、开头部分:一般是通知的原由和目的,说明为什么要发此通知,目的是什么。

2、主体部分:即事项部分,把通知的具体内容一项一项列出来,把布置的工作或需要周知的事项,阐述清楚,讲清目的、要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作,因此有人称之为“工作通知”。

3、结尾部分:提出贯彻执行要求,如“请遵照执行”,“请认真贯彻执行”,“请研究贯彻”,等等,也有的通知结尾没有习惯用语。

写事项性通知,要开门见山,不要转弯抹角。在叙述通知时,要突出重点,把主要的、重要的写在前面。根据需要,主要的内容可详写,讲清道理,讲明措施,次要的内容,尽量简略,扼要交代即可。

(二)“会议通知”及“任免通知”的写法

这两种通知的内容没有事项性通知、转发性通知那么复杂,比较单一,篇幅简短,知照性强。

会议通知的内容一般包括:会议名称,会议时间,地点,内容,参加人员,需带材料、文件等。会议通知的格式比较固定,只要把以上内容写清楚就可以。

任免通知的写作比会议通知更为简单,一般有固定格式,按任免决定写上即可。

(三)“转发性通知”的写法

可以把批转通知称为“批语”,把被发布、批转的文件看作是通知的主体内容。批语表明发文机关的态度,提出贯彻执行的要求,一般起提示、按语的作用。

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